De forma a alterar este padrão, decidimos deixar-lhe 10 dicas para que torne as suas reuniões mais produtivas e eficazes.

1. Defina os objetivos da reunião

Tenha claros os objetivos e garanta que todos tenham conhecimento, com antecedência, dos temas que serão abordados. Isso faz com que as opiniões emitidas sejam mais consistentes e os resultados tendem a ser mais rápidos e eficientes. Use estas perguntas chave: Qual a necessidade da reunião? O que se pretende alcançar?

2. Envie uma convocatória

Evite reuniões com mais de seis pessoas. Convide para a reunião apenas quem tenha interesse direto nela e possa contribuir efetivamente.

3. Planeie a estrutura da reunião

Muitas vezes as reuniões estendem-se porque se tende a divagar durante muito tempo sobre determinado tema. Se a reunião for bem estruturada, saberá exatamente o que abordar e quanto tempo dedicar a cada tópico.

Priorize a agenda e nunca deixe os tópicos mais importantes para o fim. Um bom planeamento permite que tenha um fio condutor da conversa e que não se perca no seu raciocínio. Prepare-se, seja claro e conciso e terá a atenção de todos os intervenientes.

4. Limite o tempo da reunião

É essencial definir a hora de início e fim da reunião. Comece a reunião à hora certa, não fique à espera de quem se atrasa pois estará a alimentar maus hábitos organizacionais.

5. Reúna o material necessário

Tenha sempre ao seu dispor papel e caneta, ou um computador, pois deve esquematizar toda a informação discutida. Um relógio em cima da mesa, com tempo definido para cada intervenção, ajuda as pessoas a serem mais objetivas.

6. Assegure uma discussão de respeito

A troca de ideias deve ser estimulada, mas nunca desrespeitosa. Deve encorajar a participação todos, contudo, não deve permitir conversas paralelas, desvio de foco, nem que algum interveniente seja interrompido enquanto fala. Deve solicitar que todos os telemóveis sejam desligados para que não aconteçam distrações.

7. Valorize as Pessoas

As reuniões também servem para que, de uma forma ágil e breve, possa elogiar o trabalho e as ideias dos seus colaboradores. As pessoas precisam de construir relações, conhecerem-se e de estarem à vontade. Um bom ambiente proporciona boa fluidez nas reuniões. Quando uma reunião for muito tensa e longa, um momento de descanso ajuda a relaxar e contribui para uma nova etapa de concentração do grupo.

8. O caso de reuniões urgentes

Em algumas situações, quando o tempo é curto, uma sugestão extrema é fazer a reunião em pé. Dificilmente vai durar mais que meia hora.

9. Organize um resumo final

No final da reunião, sistematize toda a informação em voz alta e tenha a certeza que todos entenderam a importância dos resultados obtidos com a reunião. Volte a enviar esta informação a todos os presentes via e-mail.

10. Feedback

No final da reunião peça feedback aos intervenientes sobre como correu a reunião e como deverá ser melhorada, se for o caso.