11 truques de produtividade decisivos para o seu dia a dia no trabalho

Todos temos os nossos truques para aumentar a eficiência no local de trabalho, mas, e se lhe disséssemos que conseguimos apresentar-lhe mais uns quantos?

1. Deixe a Maratona. Trabalhe em sprints.

Tem sido debatido que um trabalho dividido em várias fases de concentração plena com paragens intercalares, em detrimento de um período contínuo de concentração parcial, é mais produtivo. Isto porque o nosso cérebro não está preparado para despender grandes quantidades de energia continuamente. Por outras palavras, é melhor uma corrida sprint, do que uma maratona. Experimente dividir o seu dia de trabalho em intervalos de 90 minutos, com pausas curtas que o mantêm revigorado e criativo.

2. Thank God It’s…Monday?

O benefício de planear os dias de trabalho seguintes não será nada de novo. No entanto, normalmente, não é uma tarefa que se tenda a deixar para a sexta-feira quando os pensamentos já estão no disfrutar do fim-de-semana. Mas que melhor sensação do que a de estar preparado, no que toca a contextos profissionais? 20 minutos será o suficiente para, durante as sextas-feiras, organizar os seus próximos dias de trabalho, e iniciar o fim-de-semana descansado.

3. A Regra do 1-3-5

Ao passo que lê este artigo e verifica o telemóvel, atualiza a caixa de entrada ou passa os olhos pelo resto dos separadores no seu browser, é fácil perceber que a tendência para o multitasking é difícil de contornar, ainda que saibamos como é nefasto. Seja a busca da adrenalina da deadline apertada, problemas repentinos que aparecem por cima de outros problemas repentinos, a verdade é que o multitasking não existe verdadeiramente, porque, na verdade, só estamos a levar a cabo ações alternadas numa sucessão rápida de ineficiência.

Em vez de ter vários post-its espalhados com rabiscos impercetíveis sobre…algo que terá de fazer…designe um espaço (caderno, agenda ou aplicação) onde deposita de forma contínua as suas tarefas para esse dia ou os seguintes. Mas não escreva apenas, desenvolva o hábito diário de recorrer aos apontamentos para organizar o seu tempo e verificar prioridades. A regra do 1-3-5 sugere que, por dia, planeie concretizar uma grande tarefa, três médias e cinco pequenas, com um novo ciclo a começar cada vez que outro termina. Forçar-se a fazer este exercício de seleção e priorização, ao que tudo indica, fará a sua produtividade disparar.

4. Menos reuniões

As reuniões não são de todo um elemento prejudicial, ao fomentar o trabalho de equipa, a comunicação aberta e as próprias relações no trabalho, mas, por outro lado, são por norma abusivas no consumo de tempo disponível.
Se a reunião não for realmente precisa, considere eliminá-la em favor de um e-mail simples e claro ou então experimente cortar o tempo de cada uma em 20-25% obrigando a que apenas o necessário seja trazido para a mesa da forma mais eficiente e eficaz.
Outro truque diz respeito a fazer reuniões em pé, o que previne que os colaboradores se sentem confortavelmente e levem mais tempo do que precisam.

5. Insourcing versus Outsourcing?

Num cenário como o português onde a esmagadora maioria das empresas são micro ou pequenas, a tendência de tentar manter tudo debaixo das próprias mãos é constante. Não obstante, procedimentos como esses podem gerar um atropelamento entre tarefas que de outra forma estariam bem resolvidas.
Experimente reconhecer quais são as ações que não requerem a sua sabedoria, input ou mesmo presença, e delegue-as a profissionais especializados de confiança. Poderá assim seguir com a concretização eficiente do que tem para fazer com o seu tempo, deixando que os seus colaboradores e/ou contratados façam o mesmo.

6. Dizer “Não”

Dizer sim ou dizer não são ambos motivos que podem causar stress. Por um lado, a necessidade de agradar acabará por congestionar o seu calendário e lista de afazeres, e por outro, poderá deixá-lo preocupado com a possibilidade de ser interpretado como arrogante ou dificultador. No entanto, boas intenções à parte, quando aceita demasiado trabalho, todo o trabalho sofre por atropelo na gestão do tempo. Experimente reconhecer quando realmente existe possibilidade de recolher mais tarefas, e quando não for esse o caso, lembre-se que não há nada de errado em dizer que não é possível.

7. Secretária Arrumada

Poderá até existir uma faixa de trabalhadores que tem sucesso entre o caos de uma secretária, mas para a maioria a desarrumação é mais um fator de stress. De facto, se não lhe parecer demais, pode até beneficiar de definir à partida o sítio de cada coisa — para onde vão determinados tipos de documentos, onde está o caderno, garrafas, etc. A prática simples de dispensar alguns segundos para esta tarefa de forma rotineira, poderá poupar minutos ou mesmo horas de stress à procura do que precisa uns dias mais tarde.

8. Arquivo Digital

A principal razão para uma secretária desarrumada são os destroços de projetos e ideias por terminar. Se puder, organize o seu tempo para os concluir e, se não poder, use uma gaveta. Nos casos em que for possível, tente sempre recorrer à cloud para fazer o arquivo dos seus documentos. De facto, procure tornar desde logo este um dos procedimentos básicos do seu trabalho através de soluções como o Google Docs, Microsoft Office Online ou Dropbox. Além de os tornar acessíveis para todos os colaboradores (se assim o desejar) facilitando a colaboração, também os torna disponíveis através dos vários dispositivos que utiliza (telemóvel, tablet, computador casa ou do trabalho) dispensando espaço no seu local de trabalho.

9. Regra dos 2 minutos

A regra dos 2 minutos diz-nos que se uma tarefa demora menos de dois minutos a ser completada, então devemos terminá-la imediatamente, evitando a possibilidade de ser tornar numa bola de neve com outras tantas tarefas do género. Exemplos deste princípio prendem-se com responder a e-mails simples, voice-mails ou confirmar compromissos. Se percebe que uma delas pode até ser feita mais rapidamente, junte mais uma ou duas.

10. Password errada. Tente outra vez

Hoje é difícil navegar a internet sem ter de recorrer a diversas contas em diversos websites. O problema é muitas vezes lembrarmo-nos das palavras-passe de cada uma.
Felizmente existem vários tipos de software que se dedicam exclusivamente a essa tarefa. Mas se acha que é preferível um método mais simples, crie um documento no notepad com os vários acessos. Confirme o tempo poupado entre formulário e e-mails de recuperação de passwords.

11. A Beleza Adormecida

Enquanto o impulsionador de uma noite de trabalho extra seja a ideia de que mais coisas vão ficar prontas, o aspecto negativo prende-se com aquilo que não vai ficar no dia seguinte. Isto porque é uma verdade absoluta a necessidade do sono. E ainda que os padrões de cada um possam variar relativamente, dormir entre 7 e 8 horas é uma realidade a que não se consegue escapar se queremos evitar perdas de eficiência, produtividade e acidentes.
Há ainda quem defenda que trabalhar próximo a uma janela ou com luz natural beneficia o relógio biológico do sono, contribuindo diretamente para uma melhor produtividade em consequência.

Em cima de tudo isto, procure ser positivo no seu trabalho. Foque-se em encontrar soluções, em vez de problemas. E da próxima vez que estiver a responder a e-mails na cama antes de dormir, acordar cansado, ou estiver a tentar tomar o pequeno-almoço enquanto se veste, lembre-se destes conselhos START-PME.