A realização de auditorias internas, tendo como base uma periodicidade pré-definida, funciona como um elemento importante para o desenvolvimento de uma organização empresarial, na medida em que, permite obter uma visão objetiva relativamente ao funcionamento da empresa. Contudo, para que as conclusões da auditoria interna sejam imparciais, a mesma deve ser realizada por uma organização externa. Uma auditoria interna permite analisar e avaliar não só a forma de gestão da entidade empresarial, como também, todos os procedimentos inerentes ao processo produtivo, sendo que as suas conclusões propiciam a implementação de medidas de modo a incrementar a gestão da entidade empresarial.

O que é uma Auditoria Interna?

O termo auditoria interna consiste numa ferramenta através da qual as organizações empresariais avaliam de forma objetiva o nível de implementação de políticas, com o desígnio de concluir o seu desempenho sobre estas. A realização de uma auditoria interna deve ser conduzida por uma entidade independente de forma a garantir uma maior eficácia no processo de auditoria, ao mesmo tempo que proporciona aos recursos da organização empresarial uma maior autonomia para se focarem essencialmente nas suas funções.

Processo de Auditoria Interna

O processo inerente à realização de uma auditoria interna engloba as seguintes etapas:

• Planeamento;
• Reunião de Abertura;
• Condução da Auditoria;
• Reunião de Encerramento;
• Acompanhamento ou Follow-up.

Planeamento

A etapa do processo de auditoria referente ao planeamento integra todos os procedimentos essenciais à sua realização, dividindo-se em duas ações fundamentais:

• Preparação da Auditoria: aquando da realização de uma auditoria é fundamental existir um planeamento e organização adequados da mesma, envolvendo um contato prévio entre a entidade auditora e a organização empresarial alvo de auditoria. O primeiro passo prende-se com a definição do programa da auditoria, ou seja, a abrangência e os limites da mesma. O segundo passo por seu lado, relaciona-se com a definição por parte da entidade auditada, dos elementos que estarão envolvidos na auditoria, bem como, quem irá acompanhar a mesma;
• Equipa Auditora: a equipa auditora é comummente constituída por mais de um auditor, sendo que cada um será responsável por um segmento do processo de auditoria. A equipa integra um auditor que será o líder da mesma.

Reunião de Abertura

Aquando da realização de um processo de auditoria deve ser conduzida uma reunião de abertura com o auditado, com o objetivo de explicar que a auditoria terá como finalidade a de verificar a eficácia e a eficiência dos processos da organização, bem como, a inclusão de informações de melhoria contínua.

Condução da Auditoria

A primeira etapa do processo de auditoria prende-se com a revisão da auditoria interna anterior de modo a aferir se alguma não conformidade foi identificada e, em caso afirmativo, a eficácia das ações tomadas para a corrigir.

A segunda etapa deste procedimento consiste em auditar o processo selecionado, assim como, provar e registar todos os elementos objeto de análise no decurso da auditoria.

Encerramento da Auditoria

Nesta fase o auditor deve apresentar um resumo das informações recolhidas, fornecendo uma opinião ao auditado sobre os pontos positivos verificados. Seguidamente, devem também ser evidenciadas as não conformidades verificadas, bem como, sugestões de ações corretivas e de prazos para a correção dos pontos negativos identificados.

Acompanhamento ou Follow-up

O acompanhamento a ser dado após a realização do processo de auditoria deve incluir não só a verificação de que a ação de correção foi efetuada, mas também garantir que a sua correção foi eficaz.

Vantagens da realização de um processo de Auditoria Interna

As auditorias internas funcionam essencialmente como uma ferramenta de gestão de riscos adaptada e eficaz, permitindo avaliar em que medida a organização empresarial está a cumprir com os procedimentos previstos, evidenciando quais as falhas nas políticas e procedimentos, quais as áreas a melhorar, bem como o cumprimento de todos os requisitos de conformidade. Algumas das vantagens inerentes à realização de um processo de auditoria interna são as seguintes:

• Fornecer uma visão objetiva: a realização de uma auditoria interna por parte de uma organização externa, permite à organização empresarial obter uma visão objetiva e imparcial sobre o seu funcionamento;
• Melhorar a eficácia dos processos produtivos: a revisão contínua dos processos permite identificar oportunidades de melhoria que contribuirão para a eficiência e eficácia dos mesmos;
• Avaliar os riscos e proteger os colaboradores dos mesmos: a realização de uma auditoria interna permite a identificação concreta e fundamentada dos riscos, possibilitando a elaboração de um plano para a correção dos mesmos;
• Avaliar os níveis de controlo: um dos benefícios mais importantes da realização de uma auditoria interna prende-se com um maior controlo dos processos a nível de gestão, avaliando a eficácia e a eficiência dos processos operacionais;
• Garantir o cumprimento de leis e regulamentos: a realização periódica de um processo de auditoria interna permite garantir a conformidade com as normas em vigor.

A realização de um processo de auditoria interna, propicia à entidade empresarial um conhecimento aprofundado acerca do seu funcionamento, quer a nível de gestão, quer relativamente à eficiência dos processos produtivos implementados.

Um processo de auditoria interna funciona como um investimento da organização empresarial na inovação produtiva, na medida em que, permite diagnosticar precocemente problemas e obstáculos que prejudiquem o desenvolvimento da empresa.

Patrícia Neves