Em qualquer corporação empresarial o lema diário prende-se com o facto de fazer sempre melhor em cada dia, ou seja, o dia não pode terminar sem que tenha sido alcançado algum progresso. Com a finalidade de atingir a melhoria contínua, surgiu o conceito de Método Kaizen.

O que é o método Kaizen?

O Método Kaizen remonta a sua origem histórica à derrota do Japão na Segunda Guerra Mundial, tendo este ficado como um país derrotado, cheio de dívidas e com uma economia muito frágil, algo incaracterístico da economia asiática como a conhecemos atualmente. Nas quatro décadas seguintes, o governo japonês, em união com os empresários do país, comprometeu-se a reconstruir e fortalecer a economia, através de diversas iniciativas vocacionadas para a melhoria e modernização dos diversos processos internos das empresas. Com a finalidade de cumprir o objetivo ao qual se propunham, organizaram seminários, cursos e estudos, para compreenderem e explorarem as formas de operação de uma empresa e como estas podiam ser melhoradas, estando hoje em dia a indústria japonesa posicionada no mercado como uma das mais poderosas e eficientes do mundo.

Atualmente encontra-se presente em mais de 35 países do mundo, bem como em milhares de empresas distribuídas por 14 setores de atividade. Para uma melhor compreensão do que significa a palavra japonesa kaizen, seria necessário consultar o seu significado original no Dicionário Shogakukan (dicionário universal da língua japonesa), o qual pode ser traduzido como “ato de melhorar aspetos maus”. Dito de uma forma mais concisa e popular, Kaizen significa “mudar para melhor”

O método kaizen foi fundado em 1985, na Suíça, por Masaaki Imai, um consultor de gestão japonês. Através da aplicação dos princípios defendidos por Masaaki Imai, pretende-se que exista uma redução dos custos, acompanhada por um aumento da produtividade. A grande questão é: Como? Se partirmos do pressuposto de que as pessoas podem melhorar de forma contínua o desempenho das suas funções, ajudando assim à melhoria da empresa, sem nunca descurar e deixar de atender às suas necessidades individuais. Funciona assim como um investimento da empresa nos seus colaboradores tendo em vista a obtenção de lucro produtivo, o qual será positivo para si e para os trabalhadores que desenvolvem uma maior confiança nas suas habilidades.

Este método tem como objetivo primordial a melhoria contínua de forma sustentada das organizações empresariais nas quais o método é implementado, não através de investimento financeiro, mas sim através da promoção do aumento da produtividade, rentabilização e motivação dos recursos económicos, eliminação de desperdícios, redução dos tempos de produção e por fim, a otimização dos equipamentos utilizados no decurso do processo produtivo.

Princípios da metodologia Kaizen

1. Aprender com a prática.
2. Todo o desperdício deve ser eliminado.
3. O envolvimento de todos os colaboradores no processo de melhoria.
4. O aumento da produtividade não deve assentar em ações que exijam investimento financeiro, sendo que se o exigirem o mesmo deve ser ínfimo.
5. A estratégia Kaizen pode ser aplicada em qualquer local ou empresa, devido à universalidade dos objetivos a que se propõe.
6. Qualquer melhoria obtida através do recurso ao método Kaizen deve ser divulgada, de modo a promover uma comunicação mais transparente.
7. O foco das ações deve estar orientado para o local que apresenta maior necessidade.
8. O método Kaizen deve ser direcionado de forma a que o objetivo principal seja a melhoria dos processos produtivos.
9. Um dos aspetos prioritários e que deve ser tido em grande consideração neste método prende-se com a melhoria das pessoas.

Benefícios da estratégia kaizen

Com recurso à análise dos princípios e objetivos, bem como do seu impacto em empresas que utilizaram a metodologia kaizen, é possível distinguir quatro benefícios fundamentais decorrentes da sua implementação:

• Mudanças contínuas: a mudança contínua, mesmo que pequena, é sinónimo de progresso. A definição de um padrão de mudança acessível e comum, coloca todos os intervenientes no processo produtivo no mesmo caminho em prol de um objetivo coletivo.
• Os valores da empresa: a metodologia kaizen constituí a forma mais correta e eficaz de unir aqueles que compartilham mentalidade e abordagem semelhantes.
• Fazer parte da mudança: A inclusão de todos no processo de melhoria, conduz a que todos estejam mais dispostos a contribuir ao perceberem que as suas ideias, mesmo que pequenas foram tidas em conta no processo de melhoria contínua.
• Aceitar ideias novas: a implementação de uma metodologia do estilo kaizen, contribuí para que todos na empresa entendam e vejam a mudança como algo positivo tanto a nível pessoal como a nível profissional.

Instrumentos e técnicas da metodologia Kaizen

Com o objetivo de melhorar a qualidade dos processos produtivos e consequentemente a maior satisfação do cliente, o método kaizen apresenta algumas técnicas e ferramentas passíveis de serem implementadas na empresa, que são as seguintes:
• Sistema de manutenção produtiva total (TPM): esta técnica é desenvolvida no seio das equipas de trabalho com a finalidade de ajudar a atingir o seu máximo potencial de eficiência, ao mesmo tempo que previne o surgimento de uma situação que possa danificar o processo produtivo.
• Sistema de gestão da qualidade total (TQM): este sistema é utilizado para a melhoria contínua no controlo e gestão de processos de uma empresa, através de uma visão global de todo o sistema de produção integrando todos os trabalhadores envolvidos no mesmo.
• Sistema de sugestões: esta técnica contribuí para que todos os trabalhadores estejam envolvidos nos processos de melhoria por meio de sugestões que conduzam ao progresso do mesmo. O facto de se poder contar com a visão dos trabalhadores sobre os processos produtivos, visto serem estes que lidam de mais perto com estes, faz com que seja possível centrar atenções em outros aspetos também importantes.
• Círculos de controlo de qualidade: a qualidade é o primeiro requisito no mundo empresarial atual, muito por força das exigências a que os mercados obrigam.

Esta técnica está focada essencialmente na criação de pequenos grupos de trabalho e reflexão, nos quais os funcionários propõem mudanças, melhorias ou soluções para os vários problemas encontrados no decurso dos processos produtivos da empresa.

Os vários elementos a serem desenvolvidos pelo método Kaizen podem ser resumidos em cinco etapas essenciais, também conhecidas como 5-S, as quais correspondem a cinco palavras e conceitos japoneses.

• Seire- Organização: tudo no seu lugar e um lugar para tudo.
• Seiton- Triagem: eliminar o desnecessário de modo a facilitar o movimento fluído de pessoas, serviços ou materiais que simplificam o processo produtivo.
• Seiso- Limpeza: a limpeza em todos os aspetos do trabalho significa uma maior eficiência no processo produtivo, uma vez que se elimina tudo o que não é essencial ao mesmo.
• Soiketsu- Normalização: quando um procedimento é simplificado e a sua implementação um sucesso, os processos produtivos são mais simples e seguros, evitando-se possíveis contratempos. Esta etapa consiste essencialmente em definir uma norma que permita manter a melhoria.
• Shitsuke- Disciplina: a disciplina e os bons hábitos de trabalho, baseados em padrões previamente acordados são essenciais e benéficos para o decurso de um processo produtivo sem problemas, possibilitando que o mesmo atinja o seu potencial máximo. Assim, o trabalho de melhoria contínua será realizado de forma fluída, bem-sucedida e eficiente, verificando-se um cumprimento e melhoramento constante da norma definida na etapa anterior.

O método Kaizen pode ser implementado em qualquer empresa, pois não está dependente de apoios financeiros, nem outro tipo de investimento a nível monetário, apresentando vantagens que não se encontram limitadas à esfera profissional. Os ensinamentos aprendidos com este método podem facilmente ser adaptados à vida pessoal os colaboradores. A utilização desta estratégia pode ser entendida como um investimento das empresas nos colaboradores, os quais são elementos essenciais no processo produtivo, bem como um incentivo à inovação produtiva.

Em Portugal esta metodologia tem conquistado cada vez mais adeptos, encontrando-se implementada com sucesso em várias empresas, sendo que todos os anos são entregues os prémios Kaizen Lean que distinguem as empresas onde o método teve resultados mais eficazes. A forma de implementação deste método não é igual em todas as empresas, na medida em que, depende de caraterísticas como o modelo de negócio, o processo produtivo, bem como os objetivos inerentes à sua efetivação.